Меню сайта
Компания Axioma.ua
Облік ремонтів
Проблеми та найкращі практики організації обліку ремонтів в агропідприємствах.
Якось запрошує мене головний інженер одного з аграрних холдингів і просить розробити йому програму для обліку ремонтів. «Що вас спонукало до впровадження такої програми?», - запитав я. «Розумієш, ось у мене на столі лежать рахунки на оплату за придбані запасні частини. Ми зібрали врожай, і я сподівався, що принесли вже всі рахунки, але щодня несуть нові й нові, і кінця-краю їм немає. До того ж я не знаю, чи справді ці запчастини були встановлені на техніку, чи ні...» Я тоді подумав: «Ось він — яскравий приклад відсутності системи керування ремонтами й керування ними в ручному режимі».
Чому так трапилося?
Специфіка аграрного бізнесу полягає в тому, що часто втрати від простою техніки є більшими за вартість запасних частин. Тому коли техніка ламається, інженери біжать до найближчої фірми, де є потрібна запасна частина, беруть її без оплати та встановлюють на техніку. А вже потім починається документальне оформлення, отримання дозволів на придбання й оплата. Звісно, за такої практики про жодну систему контролю мови йти не може. З іншого боку, запровадження системи контролю (особливо за допомогою паперових документів) призведе до затягування часу і втрат від простою техніки. Ось і виходить, що служба економічної безпеки підприємства не може нічого вдіяти, якщо керівники інших служб того не хочуть. Адже щойно якісь нововведення запроваджуються, то створюється саботаж аж до зупинки техніки, і тоді керівництво підприємства здається.
Чому так трапилося?
Специфіка аграрного бізнесу полягає в тому, що часто втрати від простою техніки є більшими за вартість запасних частин. Тому коли техніка ламається, інженери біжать до найближчої фірми, де є потрібна запасна частина, беруть її без оплати та встановлюють на техніку. А вже потім починається документальне оформлення, отримання дозволів на придбання й оплата. Звісно, за такої практики про жодну систему контролю мови йти не може. З іншого боку, запровадження системи контролю (особливо за допомогою паперових документів) призведе до затягування часу і втрат від простою техніки. Ось і виходить, що служба економічної безпеки підприємства не може нічого вдіяти, якщо керівники інших служб того не хочуть. Адже щойно якісь нововведення запроваджуються, то створюється саботаж аж до зупинки техніки, і тоді керівництво підприємства здається.
- А що робити, якщо трактор зламався, а запчастин немає?
- Такий тракторист у мене більше не працюватиме!
- Такий тракторист у мене більше не працюватиме!
Поламок краще уникати
У політиці деяких аграрних холдингів — працювати на техніці, яка не старша за п'ять років. Це тому, що після п'яти років експлу- шщії техніка частіше ламається. До того ж зерші роки вона на гарантійному ремонті, тому п ремонтує сервісна служба продавця!
Немає власної техніки — немає проблем
Часто доводиться спостерігати, що на підприємстві відсутній власний автомобільний транспорт і власні комбайни, цю та іншу техніку орендують. Її ремонтує власник- орендодавець, тому він не зацікавлений у зловживаннях із запчастинами.
Вживана техніка з Європи
Один власник підприємств, де використовується вживана техніка, розповів, що відразу закуповує запчастини на всі ймовірні ремонти. Його стратегія полягає в тому, що у Європі сільгоспвиробників стимулюють до придбання нової техніки — надають під це на вигідних умовах кредити, тому там можна придбати вживану техніку в доброму стані за невеликі гроші. На думку фермера, тракторист повинен знати, коли та яка запасна частина може вийти з ладу задовго до її поломки. Тому на підприємстві складають «дефектувальні акти», згідно з якими власник закуповує потрібні запасні частини собі на склад.
«А що робити, якщо трактор зламався, а запчастин немає?», - запитав я. На що власник відповів: «Такий тракторист у мене більше не працюватиме».
Фермер розповів таку історію: «Як голландський фермер вирішує, який трактор купити? Він дивиться на сусіда, і якщо в того трактор на 300 к. с., то він купить на 500, дарма, що в нього всього 40 га. В Україні цей трактор на 40 га тільки розігріватиметься, а в Голландії вже закінчить роботу».
У політиці деяких аграрних холдингів — працювати на техніці, яка не старша за п'ять років. Це тому, що після п'яти років експлу- шщії техніка частіше ламається. До того ж зерші роки вона на гарантійному ремонті, тому п ремонтує сервісна служба продавця!
Немає власної техніки — немає проблем
Часто доводиться спостерігати, що на підприємстві відсутній власний автомобільний транспорт і власні комбайни, цю та іншу техніку орендують. Її ремонтує власник- орендодавець, тому він не зацікавлений у зловживаннях із запчастинами.
Вживана техніка з Європи
Один власник підприємств, де використовується вживана техніка, розповів, що відразу закуповує запчастини на всі ймовірні ремонти. Його стратегія полягає в тому, що у Європі сільгоспвиробників стимулюють до придбання нової техніки — надають під це на вигідних умовах кредити, тому там можна придбати вживану техніку в доброму стані за невеликі гроші. На думку фермера, тракторист повинен знати, коли та яка запасна частина може вийти з ладу задовго до її поломки. Тому на підприємстві складають «дефектувальні акти», згідно з якими власник закуповує потрібні запасні частини собі на склад.
«А що робити, якщо трактор зламався, а запчастин немає?», - запитав я. На що власник відповів: «Такий тракторист у мене більше не працюватиме».
Фермер розповів таку історію: «Як голландський фермер вирішує, який трактор купити? Він дивиться на сусіда, і якщо в того трактор на 300 к. с., то він купить на 500, дарма, що в нього всього 40 га. В Україні цей трактор на 40 га тільки розігріватиметься, а в Голландії вже закінчить роботу».
Сервісні фірми доставляють швидко. Це дозволяє суттєво заощадити на закупівлі запасних частин на склад.
Швидкість доставки зросла
Сервісні фірми, зважаючи на конкурентну боротьбу, тепер доставлять запасні частини достатньо швидко, що дозволяє суттєво заощадити на закупівлі запасних частин на склад.
А чи справді ремонт був?
Розглянемо поширені ризики зайвих витрат на ремонти.
1. Вашими запасними частинами ремонтували техніку сусідніх господарств. Тобто ваша інженерна служба вступила в змову з про давцем запасних частин, і запасні частини, І які було продано за готівку іншому підприєм- І ству, можна ще раз «продати» за безготівкові | кошти вашому, а готівку поділити.
2. Можна закупити непотрібні запасні ! частини за «відкат» і покласти їх на склад. Складність контролю за запасними части- < нами полягає в тому, що після їх установлення практично неможливо ідентифікувати: на техніці стоїть стара запасна частина чи нова. Деякі аграрні холдинги намагаються наносити лазером номер на запасну частину, але великого поширення ця практика не набула. Проблема ускладнюється й тим, і що та сама запасна частина може ламатися на техніці багато разів. Інженер це пояснює тим, що оригінальні запасні частини працюють довше, а не оригінальні - часто ламаються. Тому одну й ту саму запчастину можна купувати до безкінечності.
Сервісні фірми, зважаючи на конкурентну боротьбу, тепер доставлять запасні частини достатньо швидко, що дозволяє суттєво заощадити на закупівлі запасних частин на склад.
А чи справді ремонт був?
Розглянемо поширені ризики зайвих витрат на ремонти.
1. Вашими запасними частинами ремонтували техніку сусідніх господарств. Тобто ваша інженерна служба вступила в змову з про давцем запасних частин, і запасні частини, І які було продано за готівку іншому підприєм- І ству, можна ще раз «продати» за безготівкові | кошти вашому, а готівку поділити.
2. Можна закупити непотрібні запасні ! частини за «відкат» і покласти їх на склад. Складність контролю за запасними части- < нами полягає в тому, що після їх установлення практично неможливо ідентифікувати: на техніці стоїть стара запасна частина чи нова. Деякі аграрні холдинги намагаються наносити лазером номер на запасну частину, але великого поширення ця практика не набула. Проблема ускладнюється й тим, і що та сама запасна частина може ламатися на техніці багато разів. Інженер це пояснює тим, що оригінальні запасні частини працюють довше, а не оригінальні - часто ламаються. Тому одну й ту саму запчастину можна купувати до безкінечності.
Front matter, or preliminaries, is the first section of a book, and is usually the smallest section in terms of the number of pages. Each page is counted, but no folio or page number is expressed, or printed, on either display pages or blank pages.
To produce perfect books, these rules have to be brought back to life and applied."
To produce perfect books, these rules have to be brought back to life and applied."
Протокол інженера
Як же побудувати систему економічної безпеки ремонтів, щоб уникнути ризиків ; зловживань і не заважати, а допомагати • інженерній службі? Це можливо вирішити з використанням електронних документів, які можна формувати за допомогою
мобільних телефонів. Суть системи полягає в тому, що коли інженер виїжджає на ремонт техніки, то він за допомогою мобіль- ного телефона створює документ «Протокол інженера», у якому вказує:
- яка техніка зламалася;
• у якому вузлі або системі є поломка;
• тип поломки;
• рівень складності ремонту
• плановий час на усунення поломки;
• планову дату завершення ремонту;
• які запасні частини потрібно придбати та їх номери в каталозі;
• робить фотографії зламаних вузлів;
• фіксує дату й час створення електронного документа;
• фіксує GPS координату, де перебуває техніка.
Цей документ із мобільного телефона відправляють до центральної бази, у якій керівник може його переглянути та схвалити до виконання.
Перехід на електронний документообіг
Розповів один керівник аграрного холдингу. «Я сказав своїм спеціалістам, буду підписуватиму тільки ті документи, що створені в електронному вигляді. Всі спеціалісти заявили, що це неможливо. Проте тепер, коли я підписую тільки електронні документи, в мене перед дверима в кабінет зникла черга. Інженери та сервісники не бігають за мною, щоб я підписав потрібні папірці, а виконують свої безпосередні обов'язки на техніці».
Як же побудувати систему економічної безпеки ремонтів, щоб уникнути ризиків ; зловживань і не заважати, а допомагати • інженерній службі? Це можливо вирішити з використанням електронних документів, які можна формувати за допомогою
мобільних телефонів. Суть системи полягає в тому, що коли інженер виїжджає на ремонт техніки, то він за допомогою мобіль- ного телефона створює документ «Протокол інженера», у якому вказує:
- яка техніка зламалася;
• у якому вузлі або системі є поломка;
• тип поломки;
• рівень складності ремонту
• плановий час на усунення поломки;
• планову дату завершення ремонту;
• які запасні частини потрібно придбати та їх номери в каталозі;
• робить фотографії зламаних вузлів;
• фіксує дату й час створення електронного документа;
• фіксує GPS координату, де перебуває техніка.
Цей документ із мобільного телефона відправляють до центральної бази, у якій керівник може його переглянути та схвалити до виконання.
Перехід на електронний документообіг
Розповів один керівник аграрного холдингу. «Я сказав своїм спеціалістам, буду підписуватиму тільки ті документи, що створені в електронному вигляді. Всі спеціалісти заявили, що це неможливо. Проте тепер, коли я підписую тільки електронні документи, в мене перед дверима в кабінет зникла черга. Інженери та сервісники не бігають за мною, щоб я підписав потрібні папірці, а виконують свої безпосередні обов'язки на техніці».
Запровадження електронного документообігу - це питання волі керівника.
Отже, запровадження електронного документообігу - це питання волі керівника. І у цього керівника має бути вибудований електронний документообіг усіх бізнес-процесів. Заявка на ремонт техніки запускає електронний документообіг. На підставі «Протоколу інженера» в 1C створюється документ «Заявка на ремонт», яку підписує на комп'ютері керівник і у якій підраховуються планові витрати на проведення ремонту. У цій заявці вказується:
• вид техніки, що підлягає ремонту;
• запасні частини та їхні номери в каталозі;
• статус документа: запланований, підписаний, у роботі, завершений;
• планові витрати на послуги сторонніх організацій;
• планові витрати на заробітну плату сервісників.
Доки керівник не підпише такий документ і не згодиться із запланованими витратами, комерційна служба не може створити документ «Замовлення постачальнику» та зареєструвати це замовлення у «Платіжному календарі». А якщо такого документа немає в «Платіжному календарі», то по ньому неможливо скласти документ «Заявка на оплату». Далі, якщо немає електронного документа «Замовлення постачальнику», затвердженого керівником, то комірник не може \ скласти «Прибуткову накладну» на складі, і Отже, ще до видачі запчастини зі складу керівник може проконтролювати н тричі, підписуючи електронні документи:
1. Замовлення на ремонт
2. Замовлення постачальнику
3. Заявку на оплату
Четвертий раз контроль здійснить комірник, коли створить документ «Прибуткова накладна», адже комірнику дуже важливо І знати, на яку техніку прийшли запасні частини.
На складі на кожний вид техніки створена «комірка», і коли до неї вносять запасні частини, то сервісник одразу бачить, що вони вже надійшли, йде на склад й отримує їх за допомогою електронного документа «Переміщення», який створює комірник і який уже непотрібно підписувати керівникові, адже свою візу він поставив ще на документі «Заявка на ремонт».
Після проведення ремонту сервісник оформляє електронний документ «Акт на ремонт», а зняті зламані запасні частини здає комірникові та показує це також у комп'ютері. Економічна служба проводіпь плановий фактурний аналіз ремонту.
Навіть податкова служба вимагає від підприємств «Дефектувальний акт», бо хоче переконатися, що запасні частини були придбані справді для господарської діяльності. Тому в керівника має бути вибудований електронний документообіг усіх бізнес- процесів, зокрема:
• створення та погодження електронної заявки на ремонт;
• створення та погодження електронного замовлення постачальникам;
• створення та погодження електронного замовлення на оплату коштів.
• вид техніки, що підлягає ремонту;
• запасні частини та їхні номери в каталозі;
• статус документа: запланований, підписаний, у роботі, завершений;
• планові витрати на послуги сторонніх організацій;
• планові витрати на заробітну плату сервісників.
Доки керівник не підпише такий документ і не згодиться із запланованими витратами, комерційна служба не може створити документ «Замовлення постачальнику» та зареєструвати це замовлення у «Платіжному календарі». А якщо такого документа немає в «Платіжному календарі», то по ньому неможливо скласти документ «Заявка на оплату». Далі, якщо немає електронного документа «Замовлення постачальнику», затвердженого керівником, то комірник не може \ скласти «Прибуткову накладну» на складі, і Отже, ще до видачі запчастини зі складу керівник може проконтролювати н тричі, підписуючи електронні документи:
1. Замовлення на ремонт
2. Замовлення постачальнику
3. Заявку на оплату
Четвертий раз контроль здійснить комірник, коли створить документ «Прибуткова накладна», адже комірнику дуже важливо І знати, на яку техніку прийшли запасні частини.
На складі на кожний вид техніки створена «комірка», і коли до неї вносять запасні частини, то сервісник одразу бачить, що вони вже надійшли, йде на склад й отримує їх за допомогою електронного документа «Переміщення», який створює комірник і який уже непотрібно підписувати керівникові, адже свою візу він поставив ще на документі «Заявка на ремонт».
Після проведення ремонту сервісник оформляє електронний документ «Акт на ремонт», а зняті зламані запасні частини здає комірникові та показує це також у комп'ютері. Економічна служба проводіпь плановий фактурний аналіз ремонту.
Навіть податкова служба вимагає від підприємств «Дефектувальний акт», бо хоче переконатися, що запасні частини були придбані справді для господарської діяльності. Тому в керівника має бути вибудований електронний документообіг усіх бізнес- процесів, зокрема:
• створення та погодження електронної заявки на ремонт;
• створення та погодження електронного замовлення постачальникам;
• створення та погодження електронного замовлення на оплату коштів.
Технічне обслуговування
Технічне обслуговування (ТО)
Регламентне технічне обслуговування достатньо легко спрогнозувати, і щодо нього потрібно контролювати бюджет ремонту. Створення планових документів «Заявка на ремонт» для проведення ТО суттєво знижує ризики зловживань, бо економічна служба може легко отримати ці дані від інженерної служби, адже заздалегідь відомо, які мастила та деталі потрібні для проведення ТО. Маючи планові «Технологічні карти», економічна служба може спрогнозувати планову роботу техніки, а від неї можна спрогнозувати й планове ТО. У програмі ведеться облік фактично виконаної роботи за нарядами, отож вона допомагає своєчасно організувати проведення ТО. Використані мастила, фільтри й запасні частини також доцільно здавати на склади для їх подальшої комісійної утилізації.
Облік шин й акумуляторів
Найкраща практика обліку шин й акумуляторів, яку ми бачили на підприємствах, є такою:
1. Кожна шина й акумулятор на складі нумеруються. На шинах номер «пропалюється», а на акумуляторах пишеться фарбою.
2. Кожна шина й акумулятор закріплюється в обліку за конкретною технікою.
3. По кожній шині й акумулятору ведеться облік напрацьованих кілометрів.
4. Під час заміни шин зима - літо по кожній ведеться облік висоти протектора.
5. У разі списання шини складається «Акт ліквідації», у якому вказують усі ці дані. Тому керівник, який ухвалює рішення на заміну шини, бачить усю u історію. Те саме стосується й акумуляторів, з тією різницею, що по них не ведеться облік висоти протектора. проте доцільно організувати облік густини електроліту.
Регламентне технічне обслуговування достатньо легко спрогнозувати, і щодо нього потрібно контролювати бюджет ремонту. Створення планових документів «Заявка на ремонт» для проведення ТО суттєво знижує ризики зловживань, бо економічна служба може легко отримати ці дані від інженерної служби, адже заздалегідь відомо, які мастила та деталі потрібні для проведення ТО. Маючи планові «Технологічні карти», економічна служба може спрогнозувати планову роботу техніки, а від неї можна спрогнозувати й планове ТО. У програмі ведеться облік фактично виконаної роботи за нарядами, отож вона допомагає своєчасно організувати проведення ТО. Використані мастила, фільтри й запасні частини також доцільно здавати на склади для їх подальшої комісійної утилізації.
Облік шин й акумуляторів
Найкраща практика обліку шин й акумуляторів, яку ми бачили на підприємствах, є такою:
1. Кожна шина й акумулятор на складі нумеруються. На шинах номер «пропалюється», а на акумуляторах пишеться фарбою.
2. Кожна шина й акумулятор закріплюється в обліку за конкретною технікою.
3. По кожній шині й акумулятору ведеться облік напрацьованих кілометрів.
4. Під час заміни шин зима - літо по кожній ведеться облік висоти протектора.
5. У разі списання шини складається «Акт ліквідації», у якому вказують усі ці дані. Тому керівник, який ухвалює рішення на заміну шини, бачить усю u історію. Те саме стосується й акумуляторів, з тією різницею, що по них не ведеться облік висоти протектора. проте доцільно організувати облік густини електроліту.
За кожною технікою й працівником ведеться облік «що на кому висить», а для кожної матеріальної цінності є відповідальний працівник.
Облік інструментів і спеціального одягу
За кожною технікою або водієм ведеться облік виданих інструментів і спеціального одягу. У разі звільнення працівника він зобов'язаний передати отриманий інструмент, а за одяг із нього враховують суму в рахунок заробітної плати, бо ніхто не захоче отримувати поношений одяг. Тому за кожною технікою й працівником ведеться облік «що на кому висить», а для кожної матеріальної цінності є відповідальний працівник.
Видача зарплати запчастинами
Ми того не бачили, але деякими підприємствами ходять «страшні байки», що коли інженер прийшов отримувати заробітну платню, йому касир віщала насос, який той інженер купив два місяці тому й не встановив на техніку. Подібна ситуація на підприємстві траплялась один чи два рази, але назавжди відбила бажання у всіх працівників інженерної служби «затоварювати» склад непотрібними запчастинами, адже на ці запчастини були витрачені кошти. Тому комірник і не оприходує ті запчастини, по яких він не бачить «Заявку постачальника», у якій вказана «Заявка на ремонт» і відповідальний за цей ремонт.
Облік за штрих-кодами
Для тих запасних частин, що закуповують не на конкретну техніку, а в резерв, на підприємстві доцільно організувати облік за допомогою штрих-кодів. Штрих- коди доцільно створювати згідно з номерами в каталозі. Тоді простим зчитуванням штрих-коду можна з'ясувати, для якої техніки ця запасна частина.
За кожною технікою або водієм ведеться облік виданих інструментів і спеціального одягу. У разі звільнення працівника він зобов'язаний передати отриманий інструмент, а за одяг із нього враховують суму в рахунок заробітної плати, бо ніхто не захоче отримувати поношений одяг. Тому за кожною технікою й працівником ведеться облік «що на кому висить», а для кожної матеріальної цінності є відповідальний працівник.
Видача зарплати запчастинами
Ми того не бачили, але деякими підприємствами ходять «страшні байки», що коли інженер прийшов отримувати заробітну платню, йому касир віщала насос, який той інженер купив два місяці тому й не встановив на техніку. Подібна ситуація на підприємстві траплялась один чи два рази, але назавжди відбила бажання у всіх працівників інженерної служби «затоварювати» склад непотрібними запчастинами, адже на ці запчастини були витрачені кошти. Тому комірник і не оприходує ті запчастини, по яких він не бачить «Заявку постачальника», у якій вказана «Заявка на ремонт» і відповідальний за цей ремонт.
Облік за штрих-кодами
Для тих запасних частин, що закуповують не на конкретну техніку, а в резерв, на підприємстві доцільно організувати облік за допомогою штрих-кодів. Штрих- коди доцільно створювати згідно з номерами в каталозі. Тоді простим зчитуванням штрих-коду можна з'ясувати, для якої техніки ця запасна частина.
Висновки та рекомендації
Отже, ми розповіли про найкращі практики організації обліку ремонтів на підприємствах аграрного бізнесу. Організувати облік можливо, але для цього потрібна воля керівника та його підтримка відповідальними особами й спеціалістами. Проте, на жаль, на більшості підприємств поки що ми спостерігаємо «ручне керування» ремонтами.
Колись я й сам ремонтував техніку й нерву- вався, що вона часто ламалася. Колега мене запитали: «Чого ти хочеш досягнути у своїй роботі?», — на що я відповів: «Я хочу так відремонтувати техніку, щоб вона не ламалася». Тоді мені сказали: «Ти дурний, коли техніка не ламатиметься, ти не будеш потрібен».
З того часу я розумію, що ручне керування - то не найкраща організація ремонтів, адже в такому разі керівник усю владу віддає інженерній службі, після чого виникає ризик зловживання цією владою.
Колись я й сам ремонтував техніку й нерву- вався, що вона часто ламалася. Колега мене запитали: «Чого ти хочеш досягнути у своїй роботі?», — на що я відповів: «Я хочу так відремонтувати техніку, щоб вона не ламалася». Тоді мені сказали: «Ти дурний, коли техніка не ламатиметься, ти не будеш потрібен».
З того часу я розумію, що ручне керування - то не найкраща організація ремонтів, адже в такому разі керівник усю владу віддає інженерній службі, після чого виникає ризик зловживання цією владою.
24 березня 2019
Олег Колногозюк, директор компанії "Аксіома", автор проекту "Мобільний агроном - Агрономіка"
По всем вопросам свяжитесь с нами любым удобным способом:
E-mail: o.kolnogoziuk.gmail.com
Телефон: +38067-318-0099
Соцсети: Facebook | Instagram | Youtube
E-mail: o.kolnogoziuk.gmail.com
Телефон: +38067-318-0099
Соцсети: Facebook | Instagram | Youtube