Одразу прошу вибачення перед тими читачами, кому ця стаття не сподобається. А такі, звісно, будуть, адже нікому не подобається, коли йому кажуть, що в нього існують проблеми на підприємстві. Однак у «палиці» є й інший кінець: якщо не знаєш, що хворий, то не розпочнеш і лікуватися.

Фінансовий директор одного великого аграрного підприємства якось мені казав: «Власники підприємств — дивні люди. Своє майно вони спокійно віддають у заставу банкам, беруть кредити вкладають гроші у підприємство. Але далі у керівника ніби-то мозок кувалдою відбиває — він нічого не контролює, а тільки молиться, щоб зібрати урожай, продати його, повернути кредит та щось заробити...»

Третій не зайвий

Спочатку розглянемо загальні вимоги до складського господарства та до яких наслідків призводить їх порушення. Ще в стародавньому Єгипті винайшли форму складського господарства, суть якої в розподіленні відповідальності між комірником, керівником та контролером. Розглянемо основні функції кожного із них:

• комірник має доступ до матеріальних ресурсів, але не може ними розпоряджатися;

• керівник може розпоряджатися, але не має доступу до матеріальних ресурсів;

• контролер не має доступу до матеріальних ресурсів та не може ними розпоряджатися, але має повноваження контролювати дії керівника та комірника.

Така форма ведення складського господарства сприяла розквіту стародавнього Єгипту через те, що за подібної організації праціспостерігалися найнижчі ризики втрати матеріальних ресурсів.

Виникає закономірне запитання: «А хіба комірник, керівник та перевіряльник не можуть домовитися та вкрасти разом?» На що єгиптяни дали відповідь: «Можуть і домовитися, і вкрасти, але хтось із них обов'язково десь прохопиться». Така вже природа людей, навіть народна мудрість це відмітила: «Там, де знають двоє — знає і свиня». Тому, вважаю, найпершим завданням власника є організувати «складське господарство». Проте власник це завдання часто передоручає керівникові, а такого робити в жодному разі не можна.


Хто є хто на складі

Тепер розгляньмо, як в сучасному аграрному бізнесі дотримуються вимог організації складського господарства. Перше, на що варто звернути увагу: а чи є насправді на підприємстві комірник, керівник та контролер?

Комірник — це людина, з якою укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Людина, яка працює на складі, але з нею не укладено такого договору, фактично не є комірником. І тут з'ясовуються дивні речі. Наприклад, в одному господарстві, де власник врешті-решт зрозумів, що його дурять, і провів аудиторську перевірку, виявилося, що на підприємстві фактично відсутній заправник.

На іншому підприємстві я спостерігав практику, де взагалі немає комірника, а агроном сам приходить на склад і бере все, що йому потрібно. Отже, якщо на підприємстві відсутній договір про повну матеріальну відповідальність, то відсутній і комірник.

Наступне питання стосується керівника

Як ми з'ясували вище, з керівником не можна укладати договір про повну матеріальну відповідальність, тобто він своїм майном не несе відповідальності за збереження матеріальних ресурсів.

Керівник — це людина, яка на всіх документах стосовно видачі матеріальних ресурсів повинна поставити свій підпис. Але будемо відвертими: в аграрному бізнесі матеріальні ресурси найчастіше видаються за телефонним дзвінком, а не за підписаним документом. І на це є причина: паперова бюрократія дуже гальмує процес видачі матеріальних ресурсів, а час іноді коштує дорожче. Але то є лише виправданням, адже давно існують електронні юридично значущі підписи та документи, але попиту на них поки що не спостерігається. Отже, якщо на підприємстві відсутні офіційні розпорядження на видачу матеріальних ресурсів, то можна вважати, що з погляду «складського господарства» на підприємстві відсутній і керівник.

Дуже часто керівник, котрий не несе юридичної відповідальності за використання матеріальних ресурсів, в комірники бере людину, яка також не нестиме повної матеріальної відповідальності й нерідко є його родичем. Згадую, на одному елеваторі, коли на підприємстві автоматизували електрон ну вагову, звільнилися всі вагарі, які були родичами керівника.

І, нарешті, чи є насправді на підприємстві контролер? Можна вважати, що контролер є тоді, коли проводяться щомісячні планові та позапланові вибіркові інвентаризації. Також контролер має перевірити правомірність видачі матеріальних ресурсів комірником. Але якщо немає розпоряджень

керівника на видачу матеріальних ресурсів, то подальша інвентаризація втрачає будь-який сенс. Тому на більшості підприємств ми не спостерігаємо практики проведення планової інвентаризації, що вже говорити про позапланову.

Отже, якщо немає розпоряджень на видачу матеріальних ресурсів та відсутня інвентаризація, то можна сказати, що з погляду «складського господарства» на підприємстві відсутній контролер. Таким чином, якщо на підприємстві відсутні комірник, керівник та контролер, то відсутнє і «складське господарство». А це означає, що підприємство має високі ризики втрати матеріальних ресурсів унаслідок зловживань. Наприклад, на одному підприємстві головний інженер переконав власника придбати запчастини на випадок неочікуваної поломки техніки, а коли звільнився, то виявилось, що ці запасні частини зникли. А коштували вони немало.

Складські ризики

«Складське господарство» знає три основні операції: приймання, зберігання та видача матеріальних ресурсів. Розгляньмо, які ризики є в кожній з них.

Приймання матеріальних ресурсів. На багатьох підприємствах чимало матеріальних ресурсів рухаються в обхід складу. Так, наприклад, часто запчастини відразу передають на техніку, і тоді незрозуміло, чи вони взагалі приходили на підприємство... Наприклад, на одному аграрному підприємстві мене попросили автоматизувати облік ремонтів, оскільки головний інженер зрозумів, що потік накладних на придбання запчастин не зупиняється. Тобто, коли ламалася техніка, інженери без документів брали запасні частини й відразу їх встановлювали. Однак при цьому є великий ризик, що ці запасні частини ніколи не ставилися на техніку і взагалі підприємством не отримувались, а інженер у змові з постачальником оформив підроблені документи. Як приклад наведу розповідь продавця мінеральних добрив: «Наше підприємство відвантажило господарству 10 тонн добрив за ціною 100 доларів за тонну. Машина тільки від'їхала від складу, а в мене вже дзвонить телефон і пропонують знайти покупця на 2 тонни добрив за ціною 80 доларів. Зрозуміло, що ці 2 тонни до підприємства навіть не доїдуть»... Інший випадок: о 17 годині я сидів у центральному офісі одного агрохолдингу, аж ось забігає радісний директор і каже, що на поля його господарства вивезли мінеральні добрива. На моє запитання: «вже вечір, хто ж їх охоронятиме?», — щасливий директор вигукнув: «Я охоронятиму, я!» і вибіг з офісу.

Стало зрозуміло, що до ранку чималу частину мінеральних добрив підприємство ризикує втратити. Основна схема зловживання з паливом — недолив у баки. Вона працює так: заправник заливає в бак, наприклад 200 літрів палива, але просить механізатора підписатися, що він отримав 240 літрів, роблячи на 40 літрів «приписку». За це механізатор отримує «кеш» як за 20 літрів палива. Механізатор знає, що в результаті завищених норм витрати палива він зможе ці 240 літрів палива списати, не порушуючи цих норм, а заправник, нічим не ризикуючи, їде до найближчої точки скупки краденого палива, які ми бачимо вздовж трас з написом «Куплю дизпаливо», і продає «зекономлені» 40 літрів.

Отже, якщо на підприємстві матеріальні ресурси рухаються в обхід складу, то можна констатувати відсутність системи «приймання» у складському обліку.

Бухгалтерська каламуть

Постачальник для того, щоб не платити податку на додану вартість, відпускає матеріальні цінності, виписуючи тільки «Товарно-транспортну накладну», але не виписує «Видаткову накладну». В результаті в бухгал- терському обліку аграрного підприємства відсутній прихід матеріальних цінностей, тому воно не може обліковувати видачу матеріальних цінностей. Отже, бухгалтерський облік не відповідає складському, що унеможливлює
проведення інвентаризації. В цій «каламутній воді» дуже великий ризик зловживань.

Придбання неліквідів

Наприклад, постачальник входить у змову з керівником підрозділу холдингу і поставляє на склад підприємства неліквідні матеріальні цінності. Таким чином, перший вивільняє складські площі від непотрібного «хламу», а підприємство купує неліквід, втрачаючи кошти. Подібна ситуація стає можливою, оскільки комірник отримує все, що привезуть, а потім неможливо з'ясувати, хто це замовляв. Організація складського господарства вимагає, щоб комірник отримував тільки матеріальні ресурси, підписані керівником, тобто згідно із «Замовленням постачальника». На більшості підприємств комірник такого документа «в очі не бачив».

Зберігання матеріальних ресурсів

Якісне зберігання в «складському господарстві» можна визначити насамперед за регулярністю та якістю проведення інвентаризацій.

Першим пунктом проведення інвентаризації є перевірка наявності договорів про повну матеріальну відповідальність. На провідних підприємствах аграрного бізнесу застосовують такі інструменти складського зберігання:

Установка комп'ютера на складі дозволяє оперативно отримувати інформацію про рух матеріальних цінностей та керувати комірником через використання програми. Перехід на безпаперовий електронний документообіг з підписанням документів електронним юридично значущим підписом. Штрих-кодування матеріальних цінностей дозволяє дуже легко їх ідентифікувати. Облік зворотної тари зменшує ризик продажу матеріальних цінностей у тарі постачальника. Облік зламаних запасних частин знижує ризик продажу їх на «сторону». Якщо на підприємстві бухгалтер скаржиться, що йому комірник несвоєчасно здає складські документи, то це свідчить про суттєвий ризик виникнення зловживань. Адже комірник таке зазвичай робить з тим, щоб керівник підрозділу зміг встигнути списати матеріальні цінності, під якими комірник не хоче підписуватись, оскільки він їх ніколи не отримував.

Отож, комп'ютеризація складського обліку, зокрема за допомогою планшетів, з використанням електронного документообігу та підписання документів електронним підписом дозволяє не порушувати правил «складського господарства» та не бюрократизує рух матеріалів на підприємстві.

Видача матеріальних цінностей

У цьому аспекті підприємство може мати низку проблем.

Перша проблема: видача матеріальних ресурсів, яких ніколи не було на складі та які рухались в обхід складу;

Друга: отримання комірником розпорядження на видачу матеріальних ресурсів телефоном, без підтвердження паперовим або електронним розпорядженням;

Третя: відсутність експедиції, коли комірник у момент видачі матеріальних ресурсів не оформляє жодних документів, оскільки він завантажує ці ресурси на машину, яка розвозить їх агрономам та інженерам, отже, в момент видачі вони не можуть підписати документи на отримання. Комірник, з яким укладений договір про повну матеріальну відповідальність, не згодиться таким чином відпускати матеріальні цінності, тому керівництво часто ігнорує укладення договору про повну матеріальну відповідальність з комірником, щоб він не «гальмував» процес;

Четверта: відсутність «Лімітно-забірної карти». Для матеріалів, які вносяться на поля, такою є «Технологічна карта поля». Але на більшості підприємств вони відсутні, а комірник видає агроному стільки матеріалів, скільки тому потрібно, що суттєво підвищує ризик зловживання. На деяких підприємствах мені розповідали, що комірник видає на поле матеріали згідно з нормами внесення, але коли я запитую: «Чи може агроном взяти матеріали на одне поле, а потім внести їх на інше?», то підтверджують, що так трапляється часто. Отож, що комірник сам контролює норми видачі матеріалів, — ілюзія. Теж саме стосується запчастин та палива.

П'ята проблема: відсутність розпоряджень керівника на видачу матеріалів зі складу, про яку я вже вище розповідав. Таким чином, враховуючи згадані моменти, можна правильно організувати «складське господарство» і уникнути крадіжок на значні суми коштів.
***
В будь-якому разі моє завдання як аудитора чесно показати стан речей, а рішення вже ухвалювати практикам.