Проаналізовано основні проблеми обліку палива в аграрному бізнесі та наведено способи їх розв'язання.

Я вивчав таке питання: як на підприємствах аграрного бізнесу визначають, скільки списати палива на ту чи іншу операцію в «Шляховому листі» та «Листі тракториста». Зазвичай обсяги списання палива визначає обліковець. На моє запитання, як він це робить, обліковець дуже сильно лякається й озирається довкола, так, ніби зараз буду його бити. Згодом він набирається мужності й каже: «Я паливо списую так, як треба»...

Тепер скажу від себе: метод «так, як треба» передбачає списувати паливо так, щоб усі були задоволені. Наприклад, в одному підприємстві я був свідком, як обліковець пояснював: «Тракторист Вася виконав оранку на 10 гектарах, норма списання палива — 24 літри на гектар, по нормі потрібно списати 240 літрів; але я спишу 300 літрів, бо тракторист Вася виорав мені город, і йому теж жити на щось треба»...

Нещодавно директор одного аграрного підприємства поскаржився, що їхня служба безпеки впіймала тракториста, який злив 200 літрів палива, а на іншій зміні впіймали іншого тракториста, який також злив 200 літрів палива. Таким чином, за день обидва трактористи злили 400 літрів палива, ...а по документах усе було нормально відповідно до встановленої норми. Як могло статися, що підприємство за день на одному тракторі втратило 400 літрів, що в перерахунку на кошти, виходячи з ціни палива 25 грн/л, становить 10 тис. грн?

По-перше: норми витрати палива на підприємствах у кращому разі часто дуже завищені. Хто й коли їх установлював, ніхто вже й не пам'ятає, проте в економіста є якийсь старенький «папірець», підписаний директором, котрий на цьому підприємстві вже давно не працює. В гіршому разі затверджених норм витрат палива в господарствах взагалі не існує, а їх ситуаційно визначає агроном. Звісно, агроном жодної відповідальності за витрати не несе, бо в нього повна свобода дії, то його «творчість» не знає меж.

Інша проблема — відшукати особу, відповідальну за паливо на підприємствах аграрного бізнесу, мені так і не вдалося.

Тракторист не може відповідати за витрати палива тому, що на тракторі працюють кілька трактористів по змінах. Агроном може «на око» визначити, за якими нормами списати паливо, але не є матеріально відповідальною особою, котра відповідала би своїм майном за втрату палива.

Обліковець — найнещасніша людина у цьому процесі, в нього роль «цапа-відбувайла», тому що він своєю рукою вказує кількість палива, що належить списанню в «Шляховому листку» та «Листку тракториста». На мою думку, обліковця в разі чого керівництву не шкода й звільнити. Економіст має контролювати норми списання палива, що визначені обліковцем, але на себе такої відповідальності ніколи не візьме.

У результаті маємо таке:

• норми витрати палива завищені;

• матеріальну відповідальність за паливо ніхто не несе;

• списання палива обліковець здійснює а нормами;

• під час виконання робіт у тракториста виникає надлишок палива; тракторист вважає, якщо він «зекономив» паливо, то має всі права його забрати. Тому й зливає «своє» паливо.

Як зізналися багато керівників, зловживання нормами списання палива — це не основний ризик його втратити, бо відносно легко проконтролювати обсяг основних робіт і норми списання. Найбільший ризик втрати палива полягає в його списанні на допоміжні роботи, де дуже складно проконтролювати обсяг їх виконання. Також на багатьох підприємствах не зроблено карти полів із визначенням їхньої площі, що також дозволяє «творчо» економити паливо. Така ситуація виникає внаслідок того, що крім паїв підприємства обробляють ще й дороги між паями, а також «прихоплюють» додаткові землі — лісосмуги й пасовища. Однак визначити справжню площу поля дуже легко, якщо підприємство користується GPS-навігацією. Тоді за даними обсягів оранки чи інших фактично проведених робіт дуже просто визначити площу поля.

Керівники добре знають про проблеми списання палива, але через труднощі його обліку погоджуються на списання за нормами. Проте сьогодні, коли ціни на паливо почали «сильно кусатися», все частіше замислюються про наведення порядку в цьому питанні на своєму підприємстві.

А спосіб розв'язання порушеної проблеми надзвичайно простий: визначення фактичних витрат палива на підставі точних датчиків GPS-навігації.

Як обхитрити GPS

Статистика показує, що встановлення датчиків палива в GPS-навігації пересічно дає 20% економії палива. Однак і тут винахідливі трактористи навчилися під'єднувати «крапельний» злив палива, який ці датчики не здатні зареєструвати. Як сказав один керівник, «датчики палива в GPS-навігації ми поставили для того, щоб не зливали цілими баками; від крапельного зливу датчики не можуть вберегти».

Також трактористи винайшли багато способів, як зламати датчики так, щоб їх не можна було в тому запідозрити. Найвідоміші способи — залити в бак окріп (щоб зламати датчик бака) й насипати в паливо цукор (щоб зламати проточний датчик). Так, якщо насипати в паливо цукор, то проточний датчик забивається й починає погано пропускати паливо — в результаті потужність трактора дуже зменшується. Тракторист показує керівникові, що «трактор не тягне» й знімає датчики.

У господарствах часто бракує людини, котра б стежила б за датчиками, а якщо вона є, то існує великий ризик вступу її в змові зі злодіями. Тому витрати на під'єднання GPS-навігації добре себе виправдали у аграрних холдингах, де є служби GPS-контролю й інженерні служби з оперативного ремонту датчиків. На підприємствах середнього та малого аграрного бізнесу в багатьох випадках датчики познімали.

Один фінансовий директор прокоментував установлення GPS-навігації так: «Спочатку, коли поставили GPS, на підприємстві різко зменшилися фактичні норми витрати палива, тому що люди ще не розібралися й боялися, але згодом усі розібралися у цій системі, знайшли в ній слабкі сторони, отож норми витрати палива почали повертатися до колишніх величин, але все-таки не досягли їх, оскільки еффект від упровадження таки є. Проте сама система GPS без служби контролю за нею нічого не вартує і є лише дорогою цяцькою».

Таким чином, ми дуже рекомендуємо використовувати GPS-навігацію, бо це відразу дає економію у 20%, але не рекомендуємо використовувати дані GPS-навігації для обліку списання палива для визначення собівартості поля та культури.

По-справжньому добре показує GPS-навігація фактичні обсяги робіт. І це стосується як гектарів, так і кілометрів. Для визначення площі обробітку обліковець, бачачи фактичну траєкторію руху трактора полем, може її легко «обклацати мишкою» та визначити фактичну кількість оброблених гектарів. Для визначення фактичних кілометрів (переїздів або транспортних робіт) обліковець за допомогою даних GPS-навігації також може це зробити у «два кліки мишкою». Відповідно, використання GPS-навігації дає такі переваги:

• обліковець може «закривати» шляхові листи та листи тракториста прямо з комп'ютера;

• ці дані є набагато правдивіші, ніж дані, що вкажуть у «Шляховому листку» та «Листку тракториста» водій і механізатор;

• автоматично знімається проблема відсутності реальної карти поля з її координатами, оскільки обліковець автоматично формує її під час визначення обсягу робіт (виконаних гектарів);

• контролюється нецільове використання техніки. Як сказав один власник, «мої трактори працюють на чужих полях, зате чужі комбайни на моєму полі збирають урожай»;

• контролюється швидкісний режим, адже палива на завищених швидкостях витрачається набагато більше. Я був свідком, що на деяких підприємствах за порушення швидкісного режиму з водіїв стягували штрафи;

• коли обліковець бачить, що трактор працює на незапланованому полі, то він може йому зателефонувати й уточнити, хто віддав таку команду, та виписати наряд;

• обліковець може проконтролювати зупинки техніки та ввести облік причин простоїв техніки, уточнивши їх телефоном, що значно підвищить ефективність використання техніки;

• за наявності датчика палива в баку обліковець може оперативно контролювати заправки техніки й організувати її своєчасне дозаправлення;

• за датчиком палива в баку обліковець може визначити кількість палива на кінець виконання робіт, що допоможе розрахувати кількість витраченого палива на виконані роботи;

• за наявності RFID-зчитувача обліковець може бачити, хто працював на техніці (RFID-картка працівника) та яким агрегатом працювала техніка (RFID-картка причіпного агрегата).

У використанні GPS-навігації є одна проблема — її ціна. В середньому повний комплект якісної GPS-навігації обійдеться в 20 тис. гривень на одну машину. Проте 80% користі GPS дає фіксація трека руху техніки, а сам такий реєстратор трека можна придбати лише за 1000 грн і включити його в «прикурювач». Отже, за допомогою даних GPS-навігації ми можемо визначити фактичні обсяги виконаних робіт — як гектари, так і кілометри й зменшити основний ризик приписок.

«Чесно» зекономлене

Тепер час приступити до визначення кількості списаного палива на виконані роботи. Це та кількість палива, яку вкаже обліковець у «Шляховому листі» та «Листі тракториста». Найефективніший метод — метод «повного бака». На жаль, він є і найбільш розрахунково складним, тому ним майже ніхто не користується. Розгляньмо спочатку, як зазвичай обліковець вираховує кількість цього палива. Для спрощення своєї роботи обліковець нічого не розраховує, а просто підставляє норму витрат палива на ту чи іншу роботу, чому дуже радіють водії та механізатори, адже норма зазвичай завищена, тому в них і виявляється економія палива, яке вони вважають «своїм». Так, якщо трактор за зміну виорав 10 га за норми 24 л/га, то обліковець спише 240 л на цю роботу. Якось я запитав в обліковця та власника: «Ви паливо списуєте за нормою чи за фактом?» Мені відповіли: «За фактом!» На що я заперечую: «Але ж 24 л/га — це норма, а не факт». «Так, але 10 га — це факт», — не розгубився обліковець.

Нарешті, коли власник зрозумів, про що я запитую, він сказав: «Мені потрібно проконтролювати списання палива за нормою, навіть якщо вона завищена, тому що в мене є підозри, що і в обсягах робіт є багато приписок й норми списання ніхто не контролює. Паливо ллється рікою, а сьогодні воно стало таким дорогим».

Інший власник сказав: «Я чітко контролюю, щоб паливо списували тільки за нормами». Однак, за нашим досвідом, якщо паливо списувати за нормами, то третина його втрачається. Розберімося, чому так трапляється. Розпочнемо з простої ситуації — визначення витрат палива на оброблені гектари. Наприклад: якщо обліковець знає площу поля — 10 га та норму списання палива на оранку — 24 л/га, то визначити, що потрібно списати 240 л палива на цю операцію, легко. Проте норма може бути завищена на 30% (на 7,2 л/га), тож насправді потрібно на оранку 16,8 л/га.

З іншого боку, якщо взяти Книгу з нормами витрат палива, то можна побачити, як на витрати палива впливають складність ґрунтів і рівень складності поля. Як заявили більшість опитуваних економістів: «Якщо ми будемо використовувати ці норми, то підприємство збанкрутує». Хоча є цілий державний інститут, який по всіх областях України розробляє такі норми, але вони все одно є неточними. Це трапляється ще й тому, що в норми закладають витрати палива на 2 км переїзду до поля.

Отже, коли один із власників сказав: «Я встановив 24 л/га на всі поля й не даю списувати більше», — то для нас очевидно, що ця норма завищена, інакше б трактористи не погодилися б на неї. Також очевидно, що жорстко встановлена норма дає трактористу всі права надлишок палива забрати собі.

Фактично власник, установлюючи правило списання палива за нормами, узаконює його крадіжку. Адже тракторист думає так: «Якщо в мене сьогодні є економія, то я маю право її забрати додому; якщо ж завтра буде перевитрата, то матиму чим її перекрити». Утім, насправді тракторист — не дурень: якщо він бачить, що витрати палива будуть вищими, ніж вказано в нормі, то на поле не поїде, доки не буде затверджена об'єктивна норма.

Однак в аграрному бізнесі не так страшні приписки палива на основні роботи (тому що їх легко проконтролювати), як приписки на допоміжних роботах. Ось тут паливо ллється рікою.

Ще складніша ситуація в «транспортних роботах». Наприклад: один диспетчер транспортного підрозділу розповідав, як він вкрав 30% палива: «На нашому підприємстві паливо списують за нормами, я добре розібрався в застосуванні всіх коефіцієнтів і почав списувати з максимальним значенням. У результаті списую палива на 30% більше, ніж за фактом. Тоді я домовився з водіями, що списуватиму паливо за максимальними нормами, а водії мені віддаватимуть гроші за половину від „зекономленого" палива. В результаті всі були задоволеними: керівництво — оскільки я списую чітко за нормою, і ми з водіями, бо маємо додатковий дохід 30% від витрат палива».

Отже, списання палива за нормами — це:

• перевитрати коштів на паливо щонайменше на 30%;

• негласно узаконена форма крадіжки зекономленого палива. «Недоливу» радіють, як і «зливу»

Яким же чином водіям і механізаторам вдається красти «зекономлене» паливо? Існує два способи крадіжок: злив палива та його недолив.

Злив палива може бути двух видів: одноразовий або крапельний.
Для уникнення одноразового зливу на підприємствах застосовують такі методи:

• встановлення датчиків палива в бак (ДУТ)
Цей спосіб дозволяє контролювати рівень палива в баку за допомогою GPS-навігації, але має велику похибку, залежить від того, під яким нахилом стоїть трактор, потребує контролю служби GPS навігації;

• опломбування баків; цей спосіб має свої недоліки:

- важко контролювати пломби,

- пломби можна знімати;

- зафарбовують систему подачі палива, щоб не дозволити організувати злив палива в місцях з'єднання трубопроводів.

Коли трактористи та водії розуміють, що одноразово злити паливо складно, то вони або зламують обладнання системи контролю палива, або входять у змову з людьми, які контролюють злив палива за допомогою GPS-навігації, або переходять на «крапельний злив палива», коли до паливної системи під'єднують крапельниці та «зціджують» паливо так, щоб того не було видно через систему GPS-навігації.

Для уникнення зливу палива «крапель ним» способом на техніц встановлюють «проточні» датчики, які також під'єднують до GPS-навігації. Проточні датчики палива також дають велику похибку в обліку та самостійно не можуть відстежити «крапельний» злив палива, але якщо використати обидва датчики — і ДУТ, і проточний, то в разі якщо ДУТ покаже більшу витрату, ніж проточний, то служба охорони отримає інформацію, що є ризик організації зливу палива крапельним методом.

Набагато простіша та безпечніша система крадіжки палива методом його недоливу.

Наприклад: заправник улив у бак трактора 200 л палива, а тракторист підписується, що йому заправили 240 л й отримує кошти за половину недозаправленого палива, тобто за 20 л. Тракторист розраховує свою «економію» на списанні завдяки завищеним нормами палива та легко його списує, а заправник, нічим не ризикуючи, їде до місця продажу палива та продає його за готівку. Для зменшення ризику недоливу на деяких підприємствах організовують відеофіксацію заправок техніки.

Суть методу полягає в тому, що в заправника є датчик заправки, який повірений і опломбований. Контролюючи заправку за допомогою відео, охорона ніби присутня під час проведення заправки.

Дієвим методом обліку заправок є встановлення обладнання та RFID-карток на техніку та заправники. Недоліком цього методу є його висока вартість.