Розібравшись з «узаконеними» схемами списання пального, можна чи не вдвічі зменшити витрати на цю статтю бюджету підприємства

За останні роки пально-мастильні матеріали зросли в ціні майже вдвічі, що, звісно, позначилося на собівартості сільськогосподарської продукції. Тому великі шанси на успіх має той, хто купує якісний продукт і навчився вміло керувати своїми витратами. Однак, на жаль, чимало власників навіть не здогадуються, що самі стимулюють розкрадання пального на своєму підприємстві. Отож поговоримо про основні схеми списання пального, і як цього уникнути.

Обліковець — головний «шаман» обліку пального

Для початку хочу передати свою недавню розмову з директором одного відомого аграрного холдингу. З міркувань етики ім'я директора змінено.

— Доброго дня, Іване Івановичу. Я знаю, що на вашому підприємстві облік витрат пального ведеться методом «повного бака», який передбачає, що, передаючи зміну, техніку завжди заправляють до повного бака. Отже, кількість заправленого пального завжди дорівнює тому, яке витрачено. Припустимо, ви знаєте, скільки яка техніка за фактом витратила за зміну пального. Однак мені не зрозуміло, як обліковець, котрий заповнює Лист тракториста, визначає, скільки пального списати на конкретну роботу на кожному полі й на переїзди? — запитую директора.

Той у відповідь посміхнувся: «Тобі сказати правду?» Я відповів «Звичайно». І почув таку розповідь:

— Обліковець спочатку списує пальне на основні роботи за нормою, а потім залишок ділить між допоміжними операціями, так би мовити, щоб «красиво» розподілити весь обсяг витрат, визначений методом повного бака. У мене голова пішла обертом від такої інформації, і я уточнив:

— Виходить, обліковець, якого підприємство наймає для контролю за витратою пального, сам у першу чергу й приховує перевитрату? Тобто підприємство за свої ж гроші бере на роботу «шамана», який замість того, щоб розкривати перевищення фактичних витрат пального над норматив-

ними, не повідомляє про це керівництву, а робить, щоб усе було «красиво»...

— А що ти хочеш від обліковця, йому ж теж на щось треба «жити»...

— То, виходить, від обліковця більше шкоди, ніж користі. Чому би не довірити роботу за розподілом пального та заповнення Шляхових листів і Листів тракториста комп'ютерній програмі? Вона хоч нічого не тасуватиме й не приховуватиме перевитрат пального...

— Згоден, програма це зробить набагато краще.

— Тепер я розумію, чому марно шукати перевищення норми списання пального на основних роботах. Основні роботи легко перевірити за площею поля, тому там пальне просто списують за нормою. Так само зрозуміло, чому основні витрати пального йдуть по допоміжних роботах, бо перевірити їхній обсяг практично неможливо, тому туди й списується основний обсяг перевитрат пального. Адже достатньо «приписати» додатковий обсяг виконаних допоміжних робіт, і норма витрат пального буде в межах норми...

— Усе правильно.

— Однак тоді економісту, на якого покладено обов'язки контролю, після такого обліковця робити нічого — все дуже красиво «розмальовано»...

— Економіст здійснює контроль після того, як йому здадуть шляхові листи. Тобто через кілька днів, коли розкрити приписки по допоміжних роботах практично неможливо.

— Тоді зрозуміло, чому за витрату пального на підприємстві ніхто не відповідає, а «крайнім» виявляється обліковець. Адже керівництво підприємства саме створює умови, за яких обліковець вступає у змову з приховання перевитрати пального.

— Так. При цьому на техніці стоїть GPS-навігація. Проте це мало допомагає, бо за «правильної організації роботи» витрата пального після встановлення GPS-навігації може не лише не впасти, а й удвічі зрости. Механізатор завжди може сказати, що з усіх питань перевитрат потрібно «звертатися» до GPS-навігації, а він тут ні до чого.

— Однак, якщо списувати пальне за нормами, а норми завищені, то утворюється великий надлишок пального, який потрібно якось зливати?

— Це роблять «крапельним зливом», GPS-навігація його відстежити не може. На нашому підприємстві ми впіймали механізатора, котрий злив за зміну 150 літрів пального; на наступній зміні впіймали іншого, що злив ще 100 літрів пального, а в обліковця все було списано «по нормах»...

Із цієї бесіди підіб'ємо підсумки:

• обліковець «малює» купу Шляхових листів і Листів тракториста, у яких правди нема чого шукати;

• економіст «перевіряє», чи правильно обліковець «замилив очі керівництву, і чи добре приховано зловживання;

• бухгалтер по пальному списує його за цими документами;

• бухгалтер по зарплаті нараховує зарплату на приписані обсяги допоміжних робіт, тим самим ще раз завищуючи витрати;

• керівництво гордо заявляє, що «воно все бачить», бо в нього стоїть GPS-навігація і все списується за фактом, тобто в межах встановлених норм.

GPS-навігація без економічного обліку – така сама марна «іграшка», як і економіст без GPS-навігації. Образно кажучи, це як два весла у човні, але якщо гребти тільки одним веслом, то весь час будеш плисти по колу. Виходить, що розподіл пального між роботами й розрахунок перевищення фактичних витрат над нормативним має рахувати не обліковець на паперових Шляхових листах і Листах тракториста, а економіст у комп'ютерній програмі. У разі перевищення фактичних витрат пального над плановими економіст зобов'язаний щодня передавати інформацію службі економічної безпеки для проведення розслідування та визначення причин, що призвели до цього. В результаті у механізатора й водія, яких перевіряє служба економічної безпеки, зникне бажання зловживати списанням пального.

Роль обліковця після під'єднання GPS-навігації зводиться до ролі «цапа відпущення», або такого собі спеца з «красивого» списання перевитрати пального. Адже тракторист не може нести відповідальності, бо на одному тракторі працюють кілька трактористів. Агроном так само не може, бо він не є матеріально-відповідальною особою. Тож є тільки один обліковець, адже це він своєю рукою в Листі тракториста і в Шляховому листі вказав цифру витрати пального, яку надалі «перевірить» економіст і прийме для обліку бухгалтер. Ідеальна схема — всі мають роботу й ніхто ні за що не відповідає. Найбільше дивує, що більшість власників не уявляють, як працює така схема списання пального: вони свято вірять, що обліковці все роблять правильно.

Я помітив, що обліковці на підприємстві часто є родичами керівника, і вони впевнені у своїй безкарності. Що ж робити у цій ситуації? Фіксовану норму застосовувати дуже складно, оскільки вона, як правило, дуже завищена, і на неї впливають дуже багато чинників: погодні умови, якість ґрунтів, якість пального, майстерність механізатора тощо.

Ми пропонуємо застосовувати не фіксовану, а плаваючу норму, яку легко встановити як найбільш правдиву з виконання якомога більшої кількості робіт якомога більшою кількістю техніки. І якщо норма виявиться завищеною, то її потрібно оперативно знизити, і, навпаки, якщо розслідування покаже, що норма занижена, її потрібно піднімати. Адже пальне зливають не всі й не завжди, а дехто: от цих деяких і потрібно «вираховувати». Потрібно так само мати можливість установлювати норму витрати пального індивідуально для кожної роботи, навіть якщо це тягне за собою додаткові його витрати. Ми багато років розробляємо програми обліку для аграрного бізнесу, зокрема Шляховий листок і Листок тракториста, але ніколи жоден обліковець не просив у нас автоматизувати розрахунок витрати пального по кожній операції, а коли ми це зробили, то зустріли великий опір з їхнього боку. Отож, переконаний, що витрати пального має рахувати комп'ютер, а не обліковець.

І цьому є наступні причини:

1. У комп'ютера «мізки залізні», його не шкода, як обліковця, котрому «треба на щось жити».

2. У комп'ютера немає «людського чинника», він не вступає в змову, не хворіє і завжди робить розрахунки, варто лише натиснути кнопку.

3. Комп'ютер і програму можна купити один раз, а обліковцям потрібно платити весь час.

Який облік є найбільш «економним».

Як зазначають чимало управлінців аграрного бізнесу: одного універсального методу контролю пального не існує, отож потрібно застосовувати комплекс методів. Це підтверджує практика. Розглянемо кілька випадків.

Перший: підприємство застосовує метод списання «за нормою». Як ми вже дійшли висновку, внаслідок застосування завищених норм утворюється надлишок пального, таким чином підприємство саме стимулює крадіїв.

Другий: господарство списує пальне за даними лічильників і GPS-навігації. У такому разі його витрата може навіть подвоїтися через те, що механізатор не зацікавлений в економії. Наприклад, коли на одному з підприємств виявили подвоєння витрат і почали проводити розслідування, тракторист сказав, що за витрату пального відповідає датчик. І йому байдуже, що трактор пів дня стояв і «тарабанив вхолосту».

Третій: орієнтація на дані лічильників GPS-навігації створює великі «перегиби» в списанні вартості пального на конкретне поле, що робить неможливим провести порівняльний аналіз списання пального на гектар різних полів.

Четвертий: деякі підприємства витрати пального визначають за даними бортового комп'ютера, намагаючись ці дані передати через GPS-навігацію або роблять електронний Шляховий листок для водія й механізатора на мобільному телефоні. Проблема цього методу в тому, що далеко не всю

техніку вдається під'єднати до бортового комп'ютера, а також у високій вартості під'єднання. Отже, кожен метод має свої переваги й недоліки. Проте за застосування кількох методів одночасно переваги множаться, а недоліки зменшуються. Пропонуємо застосовувати такий набір методів обліку пального:

1. Витрати пального визначати один раз на зміну методом «заправки до повного бака».

2. Фактичні витрати розподіляти пропорційно до планових, розрахованих як добуток фактичного обсягу робіт помножений на затверджену норму витрат пального.

3. Визначати за зміну величину відхилення фактичних витрат пального від нормативних і в разі виявлення перевищення передавати ці дані на розслідування службі безпеки підприємства. Нещодавно ми натрапили на підприємство, де зовнішній аудит виявив відсутність заправника. Ні, звичайно, заправник був, але директор, щоб його не «підставляти», не уклав із ним договір про повну матеріальну відповідальність. Тому, вважаю, якщо на підприємстві відсутня правильна система обліку, то або директор некомпетентний, або він «у курсі». І в тому, й в іншому випадках потрібно позбуватися такого директора. Адже на більшості підприємств такий стан речей є звичайним. Іноді виправдання керівника звучить так: «Якщо я не дам красти пальне механізаторам, то вони звільняться. То краще нехай крадуть у межах норми».

В будь-якому разі моє завдання як аудитора чесно показати стан речей, а рішення вже ухвалювати практикам.